CONTACT EN RESERVATIE:
Indien u de zaal op voorhand wenst te bezichtigen dient u eerst contact op te nemen met de beheerder van de parochiezaal die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de agenda. Iedere reservatie van de parochiezaal moet tijdig bij hem aangevraagd worden.
De reservatie gebeurt bij voorkeur via het elektronisch reservatieformulier op onze website. Enkel indien u niet over internet beschikt, kan u telefonisch reserveren bij de beheerder.
Contact: Erwin Craninx
Adres: Mariastraat 2, Mielen-boven-Aalst
Tel: 011/48.42.55
GSM: 0494/45.63.23
E-mail: info@parochiezaalmielen.be
Website: http://www.parochiezaalmielen.be
BESCHIKBAARHEID
U kan op onze website nagaan of de zaal vrij is op de gewenste datum.
Let wel, deze website wordt voortdurend bijgewerkt op de inkomende reservaties. Uw gewenste datum is dan ook maar gegarandeerd nadat u de bevestigingsmail van ons hebt ontvangen.
VOORSCHOT
Voor de reservatie van de parochiezaal door niet-leden van de VZW, wordt een voorschot
van € 100,00 gevraagd.
Van zodra wij uw reservatieaanvraag ontvangen hebben wordt de door u gekozen datum in de kalender op de website ingekleurd als "Optie".
In de bevestigingsmail die u ontvangt zal gevraagd worden om het voorschot te storten op het rekeningnummer van de VZW Parochiewerken Mielen-boven-Aalst.
Zodra dit bedrag gestort is wordt uw reservatie definitief en wordt de kalender ingekleurd als "Verhuurd".
Bij de overhandiging van de sleutels, wordt dit bedrag afgetrokken van de te betalen waarborg.
WAARBORG
Bij grote feestvergaderingen van verenigingen, lid van de VZW en voor vreemde organisaties of privégebruik (uitgezonderd bij koffietafel begrafenis) wordt steeds een waarborg van € 250,00 betaald.
Bij de organisatie van fuiven, ongeacht de huurder al dan niet lid is van de VZW Parochiewerken, zal steeds een waarborg betaald worden van € 500,00.
HUURPRIJS
De huurprijs wordt bepaald volgens de tarieven vastgesteld door de Raad van Beheer. Deze basishuurprijs wordt vermeerderd met een bedrag volgens de supplementen in de tarievenlijst en is afhankelijk van de aard van de activiteit die u plant en of de huurder al dan niet lid is van de VZW Parochiewerken.
De tarieven kunnen opgevraagd worden bij de beheerder en zijn eveneens terug te vinden op onze website.
Indien de voorbereiding en/of opkuis van een activiteit meerdere dagen in beslag neemt, zal een supplementaire vergoeding per bijkomende dag aangerekend worden (zie tarieven).
In de supplementen zitten ook de kosten voor energieverbruik. Deze worden aangerekend volgens het werkelijke verbruik aan de hand van de meterstanden. De tellers van elektriciteit en verwarming lopen van het ogenblik dat de sleutels overhandigd worden totdat ze terug afgeleverd worden. Het gasverbruik is inbegrepen in de supplementen voor de keuken.
INVENTARIS
Voor en na iedere activiteit wordt een inventaris opgemaakt door de beheerder in aanwezigheid van de huurder of verantwoordelijke van de vereniging. In deze inventaris worden de volgende punten opgenomen:
- Het meubilair en uitrusting van de zaal, keuken en sanitaire ruimte.
- Drankvoorraden, leeggoed, glazen en tooguitrusting.
- Ter beschikking gestelde keukenuitrusting en porselein.
Indien de huurder afwezig is tijdens de inventarisatie, verklaart hij zich akkoord met de vaststellingen van de beheerder.
ANNULATIE
Bij annulatie van de geplande activiteit moet de beheerder onmiddellijk verwittigd worden. Dit kan telefonisch gebeuren of via volgend mailadres: info@parochiezaalmielen.be . Bij tijdige annulatie wordt het voorschot volledig teruggestort.
Zonder verwittiging of bij annulatie binnen de laatste week voor de geplande activiteit, blijft het voorschot verschuldigd als schadevergoeding.
VERBREKING VAN HET CONTRACT
Indien mocht blijken dat de aanvrager verkeerde informatie doorgeeft bij de reservatie, of zich niet conform de reglementering gedraagt, behoudt de vzw parochiewerken zich het recht voor om het contract eenzijdig te verbreken. De vzw parochiewerken kan in dat geval op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele kosten ten gevolge van deze verbreking.
KENNIS VAN HET REGLEMENT
Iedere aanvrager, organiserende vereniging en gebruiker van de parochiezaal wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het huishoudelijk reglement en dit ook na te leven.
NALEVING WETTEN, DECRETEN, REGLEMENTEN
Als huurder verbindt u zich ertoe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, geluidsoverlast, openbare orde, SABAM, Billijke vergoeding,e.d.).
SLEUTELS
De sleutels zijn enkel te bekomen op de dag van de activiteit, na voorafgaandelijke afspraak met de beheerder.
Voor grote activiteiten kan de sleutel eventueel na afspraak de dag voordien afgehaald worden. Dit kan enkel indien een andere reservatie hierdoor niet in het gedrang komt.
Slechts na ondertekening van het schriftelijk contract, betaling van de waarborg, opname van de inventaris en het noteren van de meterstanden worden de sleutels overhandigd .
Overhandiging van de sleutels en de gezamenlijke controle van de zaal gebeurt door:
1. Erwin Craninx (beheerder) Tel: 011/48.42.55 GSM: 0494/45.63.23
2. Monique Strauven (vervanger) GSM: 0485/62.71.48
SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST
Vóór de aanvang van de activiteit dient u als huurder samen met de beheerder van de parochiezaal een schriftelijke bevestiging te ondertekenen van de afgesloten huurovereenkomst. Dit schriftelijk contract vermeldt onder meer:
- de juiste identiteit van de huurder
- in voorkomend geval de vertegenwoordiger van de vereniging die de zaal huurt
- de aanvang- en einddatum van de verhuring
- de persoon die verantwoordelijk is tijdens de verhuring als aanspreekpunt jegens de vertegenwoordigers van de vzw parochiewerken en jegens derden
- de kennisname en aanvaarding van onderhavig reglement.
Indien de in dit contract vermelde huurder en/of de persoon die ondertekent verschillend is als de
aanvankelijk in de reservatie opgegeven huurder en/of persoon-aanvrager, kan de beheerder van de parochiezaal weigeren dit contract te ondertekenen en geldt dit als een eenzijdige verbreking van het contract, conform Par.6 van onderhavig reglement. Als de beheerder van de parochiezaal deze aanpassing aanvaardt en het contract tekent, worden de in het schriftelijk contract vermelde huurder en de aanvankelijk in de reservatie opgegeven huurder hoofdelijk en ondeelbaar als huurder beschouwd.
ELEKTRICITEIT EN VERWARMING
De kosten voor elektriciteit en aardgas worden aangerekend volgens het werkelijke verbruik aan de hand van de meterstanden. Voor het elektriciteitsverbruik wordt € 0,80 aangerekend per KWh. De kosten voor het gasverbruik bedragen € 1,50 per m³.
Verenigingen lid van de VZW
Voor kleine gesloten vergaderingen met eigen leden en een maximum duur van 3 uur is de prijs van de gas en elektriciteit inbegrepen in de huurprijs. De verwarming mag dan ook max. 1 uur voor aanvang van de vergadering opgezet worden.
Voor gesloten vergaderingen met eigen leden en een duur van meer dan 3 uur zoals kerstfeest, ledenfeest, repetitie harmonie, carnaval, overnachting,… wordt het tarief aangerekend zoals voorzien in par. 1.2. De prijs van gas en elektriciteit is inbegrepen in de huurprijs.
Bij grote feesten of activiteiten zoals restaurantdag, pannenkoeken, spaghetti, … worden de meterstanden genoteerd bij overhandiging van de sleutels. De kosten voor gas en elektriciteit worden aangerekend volgens de opgemeten waarden en aan de van toepassing zijnde tarieven.
Vreemde verenigingen of prive
Voor koffietafels bij begrafenissen wordt een forfaitaire prijs aangerekend. De kosten van gas en elektriciteit zijn inbegrepen in de huurprijs. De verwarming mag dan ook max. 1 uur voor aanvang van de activiteit opgezet worden.
Voor alle andere activiteiten worden de meterstanden genoteerd bij overhandiging van de sleutels.
De kosten voor gas en elektriciteit worden aangerekend volgens de opgemeten waarden en aan de van toepassing zijnde tarieven.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
De gebruiker is gebonden aan milieu- en veiligheidsnormen en zal deze strikt naleven.
Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden.
De doorgang naar de nooduitgangen mag op geen enkele manier belemmerd worden.
In geval van nood moeten de nooduitgangen een vlotte evacuatie van de zaal mogelijk maken.
Het is de verantwoordelijkheid van de huurder ervoor te zorgen de nooduitgangen niet op slot zijn gedurende de activiteiten.
Nooduitgangen worden niet gebruikt voor het binnen- of buitenbrengen van materiaal of als bijkomende ingang voor personen.
Brandblustoestellen en brandhaspel moeten ten allen tijde bereikbaar zijn en mogen nooit geblokkeerd worden.
Bij gebruik van muziekinstallaties is de geluidsnorm vastgelegd op 90 db. De vzw parochiewerken heeft het recht op ieder tijdstip controle uit te oefenen op het naleven van deze norm.
De gebruiker moet zelf een vergunning aanvragen voor het schenken van gedistilleerde dranken.
Een ééndagvergunning is aan te vragen bij de dienst Ministerie van Financiën en Accijnzen D.A.-Entrepot, Industriepark 45 B-3300 Tienen. Tel: 016/78.18.60 of 016/78.18.61.
Er mag geen gebruik gemaakt worden van ontvlambare stoffen, vuurwerk, e.d.
Het niet naleven van deze voorwaarden verleent de verantwoordelijke van de vzw parochiewerken het recht ogenblikkelijk op te treden, wat kan leiden tot onmiddellijke stopzetting van het evenement.
GOED BEHEER
De huurder zal de ruimte en de omgeving van de zaal beheren als een goede huisvader. Dit betekent dat hij erop toeziet dat:
- het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden;
- de omgeving en de tuin van de parochiezaal gerespecteerd worden;
- geen activiteiten worden georganiseerd die een inbreuk zijn op de goede zeden;
- de verkeersreglementering nageleefd wordt en de openbare weg vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten;
- het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt;
- het rookverbod in de zaal gerespecteerd wordt en de sigarettenpeuken buiten de zaal opgeruimd worden;
- de aanwezigen geen glazen en flessen mee naar buiten nemen;
- baldadigheden, straatlawaai en wildplassen buiten de parochiezaal voorkomen worden;
- de buurtbewoners geen hinder ondervinden van de activiteiten in de parochiezaal.
NA GEBRUIK VAN DE ZAAL
- Terugplaatsen van tafels en stoelen;
- Afwassen en afdrogen van porselein, glazen en bestek;
- Gebruikte frituurolie deponeren in ton in garage pastorie + grondig kuisen van friteuse;
- Alle afval wordt gesorteerd en meegenomen door de huurder. Na iedere activiteit zijn alle vuilbakken leeg.
Vuilniszakken van de gemeente Gingelom zijn verkrijgbaar aan € 1,25.
- Afzetten van de thermostaat (tijdens de winterperiode op 5 C° plaatsen);
- Sluiten van alle ramen en deuren;
- Doven van alle verlichting.
KUISEN VAN DE ZAAL
Verenigingen lid van de VZW
Na ieder gebruik door een vereniging, lid van de VZW wordt:
- de zaal telkens uitgeborsteld en gekuist met water of natte dweil;
- de sanitaire ruimte steeds gekuist met water en worden de toiletten en urinoirs gereinigd;
- de keuken na gebruik telkens grondig gekuist met water en zeep en worden alle gebruikte toestellen grondig gereinigd.
- Er zijn geen kosten als de vereniging zelf kuist, maar er wordt wel gecontroleerd op correcte uitvoering!
Voor niet of onzorgvuldig kuisen wordt een boete aangerekend
van € 35,00.
Vreemde verenigingen of privé
Na gebruik van de zaal door vreemde organisaties of privé, is de huurder verantwoordelijk voor het:
- terugplaatsen van het meubilair;
- afwassen en afdrogen van porselein, glazen en bestek
- sorteren en verwijderen van alle afval
- het uitborstelen van de zaal, keuken en sanitaire ruimte.
Materiaal kan eventueel uitgeleend worden als de beschikbaarheid het toelaat. Er wordt voorrang gegeven aan de huurders van de zaal.
Het materiaal wordt uitgeleend aan volgende tarieven:
- Tas + ondertas € 0,10/set
- Borden € 0,10/st
- Soeptassen € 0,10/st
- Bestek € 5,00/bak (50x vorken, lepels, messen, dessertlepels)
- Stoelen € 1,00/st
- Tafels € 3,00/st
- Statafels € 5,00/st
- Statafelhoezen € 5,00/st (wassen inbegrepen)
BESCHADIGINGEN
Beschadiging van porselein, glazen en bestek worden aangerekend aan de actuele prijzen.
De herstellingskosten voor beschadigingen aan infrastructuur of meubilair worden integraal aan de huurder gefactureerd.
VERLIES VAN SLEUTELS
Alle buitendeuren van de parochiezaal zijn uitgerust met speciale sloten met certificaat. Verlies van de sleutel van de ingangsdeur van de zaal heeft dan ook als gevolg dat alle sloten vervangen moeten worden. Daarom zal er bij eventueel verlies van deze sleutel een boete aangerekend worden van € 500,00 (kostprijs materiaal en werk).
DRANKVERBRUIK
Exclusiviteit
Gelet op het exclusiviteitcontract met de drankenleverancier is de huurder verplicht alle dranken af te nemen van de vzw parochiewerken.
De dranken die normaal beschikbaar zijn, zijn opgenomen in de drankenlijst, te consulteren op onze website.
Een volledige lijst met alle te bestellen dranken kan aangevraagd worden bij de beheerder via
mail info@parochiezaalmielen.be .
Er wordt een uitzondering gemaakt voor koffie, thee en soep die vrij kunnen worden geschonken.
Ook dranken zoals aperitieven of wijnen die niet zijn opgenomen in de drankenlijst van onze leverancier kunnen na goedkeuring van de beheerder door de huurders zelf aangekocht worden.
Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker dranken schenkt die niet werden afgenomen aan de vzw parochiewerken en niet voorafgaandelijk werden toegelaten door de beheerder, wordt een schadevergoeding aangerekend van € 100,00.
Voorraad en bestelling drank
De parochiezaal beschikt over een voorraad van courante dranken die in normale omstandigheden volstaat voor kleinere activiteiten (tot ongeveer 50 personen).
Volgende dranken zijn normaal voorradig:
Frisdranken
|
Bieren
|
Coca-Cola
|
Cristal
|
Cola Zero
|
Kriek Lindemans
|
Spa Reine
|
Duvel
|
Spa Bruis
|
Leffe Blond
|
Limonade
|
Leffe Bruin
|
Fruitsap
|
|
| |
|
Voor grotere activiteiten of voor bestellingen van dranken die niet op de normale drankenlijst voorkomen dient de gebruiker minstens een week op voorhand de gewenste hoeveelheden door te geven aan de beheerder.
De VZW parochiewerken kan echter nooit verantwoordelijk gesteld worden voor een eventueel dranktekort tijdens de activiteit.
Drankprijzen
De drankenlijst van de steeds beschikbare dranken met de prijslijst zijn te consulteren op onze website.
Prijzen van de dranken zijn onderhevig aan marktschommelingen en kunnen soms wijzigingen ondergaan. Het zijn de drankprijzen in voege op het ogenblik van de activiteit die zullen aangerekend worden.
De prijs wordt per eenheid (vat of fles) aangerekend en ieder begonnen eenheid wordt volledig aangerekend. Bij gebruik van vatenbier wordt steeds een volledig vat aangerekend.
De dranken worden na de activiteit gefactureerd samen met de afrekening van huur, waarborg en energieverbruik.
Inventaris
Voor en na de activiteit wordt door de beheerder een inventaris opgemaakt van de aanwezige dranken en het leeggoed.
Gebroken of ontbrekend leeggoed zal aangerekend worden aan de voorziene prijzen
(kleine flessen € 0,10, grote flessen € 0,20, lege bak € 5,00, ton € 30,00)
Tapinstallatie
De tapinstallatie wordt bediend door een tapper naar keuze die verantwoordelijk is voor de goede gang van zaken achter het buffet.
In geen geval mag aan de druk van de CO2 iets veranderd worden. De CO2-meter moet blijven staan zoals hij afgesteld is.
Bij problemen met de tapinstallatie of met de kwaliteit van de vaten bier moet steeds de beheerder van de vzw parochiezaal verwittigd worden.
AFREKENING
Factuur
Binnen de week na de activiteit ontvangt u de factuur per gewone post of per e-mail.
Deze factuur omvat:
- de huurprijs voor het gebruik van de zaal;
- de eventuele huur of terbeschikkingstelling van materiaal;
- de aanrekening van verbruikte energie (elektriciteit, gas en water);
- de aanrekening van de verbruikte dranken; de eventuele aanrekening van beschadigingen/schadevergoedingen;
- de verrekening van de betaalde waarborg.
Factuurvoorwaarden
De factuur is betaalbaar ten laatste 15 dagen na factuurdatum op het rekeningnummer BE13 9300 0913 4939 van de VZW parochiewerken.
Bij niet-betaling op de vervaldag zal een schadevergoeding verschuldigd zijn van 15% op het factuurbedrag desgevallend te verhogen met de kost van gerechtelijke vervolging.
Iedere vraag omtrent de factuur en/of het betaalde voorschot dient u te richten tot de verantwoordelijke van de vzw parochiewerken op het e-mail adres info@parochiezaalmielen.be
Betwistingen van de factuur moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 1 week na factuurdatum, via mail of per gewone of aangetekende post aan de vzw parochiewerken Mielen-boven-Aalst.
